Keskitä energiasi: suunnittele ja elä sitten hetkessä

Ajanhallinta on kaksiteräinen miekka, toisaalta se voi tuoda paljon helpotusta ja sujuvuutta elämään, toisaalta se voi saada elämän tuntumaan jatkuvalta oravanpyörältä ja pakkopaidalta. Ajanhallintaan ja suunnitteluun kannattaakin suhtautua vanhaa sanontaa mukaillen: se on hyvä renki, mutta huono isäntä. Ajanhallinta on sananakin ristiriitainen. Aikahan vain ON, eikä sitä oikeasti voi hallita. Kyse on pikemminkin siitä, että valitsemme tietoisesti ne asiat elämässämme, johon haluamme panostaa aikaamme ja teemme tästä jonkinlaisen suunnitelman kalenteriin. Kysymys on siis enemmänkin tehtävienhallinnasta ja ajankäytön periaatteista.

 

Suunnittelu ja ajanhallinta

Suunnittelu kannattaa. Sen ansiosta saat kokonaiskäsityksen lähitulevaisuuden tapahtumista ja voit varmistaa, että varaat riittävästi aikaa sinulle tärkeisiin asioihin. Pystyt ennakoimaan kiiretilanteet ja pystyt sanomaan “EI” silloin kun sekin on tarpeen. Muistat tärkeät menot, kun ne on merkitty kalenteriin. Säästät energiaa itse tekemiseen, kun sinun ei tarvitse paniikinomaisesti jatkuvasti muistella ja junailla tehtäviäsi ja tapaamisiasi.

Mutta miten suunnittelu kannattaa aloittaa ja miten sitä ylipäätään tehdään? Olen käyttänyt ajanhallintajärjestelmiä parisenkymmentä vuotta ja sinä aikana tutustunut myös lukuisiin ajanhallintaoppaisiin. Kaiken tämän jälkeen olen päätynyt siihen, että yksinkertainen on kaunista ja tärkeintä on muokata itselleen sopiva systeemi. Kokeilemalla opit, mikä sinulle toimii.

Muista, että suunnittelu ja ajanhallinta on sinun apurisi, renkisi. Sinä itse olet pomo ja päätät kuinka tiukkoja tai joustavia aikatauluja itsellesi järjestelet ja kuinka paljon kalenterissasi on velvollisuuksia ja vastapainoksi niitä kivoja juttuja tai ihan vapaata “pyjamapäiväaikaa”. Päätät myös sen, että jos jonain päivänä tarvitsetkin yllättäen rentoutumisaikaa, voit järjestellä kalenteriisi tyhjää tilaa siirtämällä tehtäviä myöhemmälle. Ajanhallinnan tarkoitus on tuoda sinulle joustoa, ei lisätä tiukkuutta.

Suunnittelu ei ole pelkästään kalenterin pläräämistä ja kokousten merkkaamista ylös. Suunnittelu on myös sitä, että pysähdyt hetkeksi miettimään, mitkä osa-alueet ovat tärkeimpiä elämässäsi esimerkiksi seuraavan vuoden aikana ja mihin suurempiin kokonaisuuksiin tai tavoitteisiin haluat varata aikaa.

 

 

Kaikki alkaa tavoitteistasi

Kaikki alojensa huiput (esim. Kimi Räikkönen, Sofi Oksanen, Teemu Selänne, Kirsti Paakkanen, Cheek) ovat saavuttaneet menestyksesä keskittämällä aikansa ja energiansa täysin yhden osaamisalueen hiomiseen. Tavoitteiden ja unelmien saavuttaminen vaatii paljon työtä ja työ puolestaan vaatii aikaa ja energiaa. Jos yrität päästä maailman ykköseksi jossain asiassa, on vain hyväksyttävä se, että silloin on luovuttava aika monista muista aktiviteeteista ja “kissanristiäisistä”. On opittava sanomaan moneen kivaltakin tuntuvaan asiaan ei, koska ne kaikki olisivat pois päätavoitteen eteen tehtävästä työstä.

Tämä sama periaate toimii meidän jokaisen elämässä. Nykyaikana on paljon mahdollisuuksia viettää vapaa-aikaa, opiskella, ottaa erilaisia haasteita vastaan työelämässä, verkottua ja vaikuttaa yhteiskunnallisesti. Tekemisen puutetta ei siis taatusti ole. Suorittamisen meininki ja vaihtoehtojen monipuolisuus tulvii vastaan jokaisesta lehdestä ja tv:stä. Meillä jokaisella on 24 tuntia vuorokaudessa käytettävissä ja jotenkin pitäisi valita, mitä asioita siinä ajassa tekisi. Jos sinulla on haave ryhtyä vapaa-ajanharrastuksena huippukokiksi, voi olla haastavaa samaan aikaan lähteä treenaamaan triathlon-kisaan ja laittaa kodin sisustus uusiksi. Niinpä täytyy tehdä valintoja. Mikään ei estä sinua toteuttamasta näitä kaikkia elämäsi aikana, sinun vain täytyy valita toteuttamisjärjestys, jotta voit panostaa tehokkaasti tietyn ajan haaveesi toteuttamiseen. Ja vaikka juuri nyt tuntuisi, ettei listallasi ole mitään suurempia tavoitteita, on sinulla varmasti jokin ajatus siitä, mitkä elämäsi osa-alueet ovat sinulle tärkeitä: haluatko varata aikaa perheellesi, kuntoilulle, opiskelulle, uudelle harrastukselle jne.

Aloita suunnittelu siis siitä, että valitset seuraavalle vuodelle esim. 5 tavoitetta tai sinulle tärkeää elämän osa-aluetta, joille haluat varata aikaa. Voit tarvittaessa käyttää apunasi mielikuvaharjoitusta, joka löytyy allaolevasta äänitteestä. Harjoitusta varten voit varata lähellesi kynän ja paperia.

Ota tavaksesi päivittää tavoitteesi seuraavalle vuodelle säännöllisin väliajoin, esim. joka uusi vuosi, joka kevät, joka syksy tai joka syntymäpäivä.

 

Tavoitteista tehtäviksi ja valinnoiksi

Kun tavoitteesi ovat selvillä, kalenterin järjestely ja päätöksenteko on selkeää. Helpottaaksesi vielä ajankäytön hahmottamista, voit jakaa jokaiselle tavoitteellesi oman osuuden 100 %:sta. Muista varata jokunen prosentti myös välttämättömille rutiineille. Vie tavoitteesi konkreettiselle tasolle, eli mieti mitä se tarkoittaa käytännön toimina. Esimerkiksi jos haluat viettää enemmän aikaa perheesi kanssa, päätä myös milloin ja paljonko vietät aikaa ja mitä silloin teette. Tarkoittaako se, että päätät työpäiväsi puoli tuntia aiemmin, vai varaatko säännöllisesti joka toisen viikonlopun kokonaan perheen kanssa mökkeilyyn tms. Silloin saat käsityksen siitä, miten tuon tärkeän elämän osa-alueen tai tavoitteen tulisi näkyä kalenterissasi, jotta vuoden päästä voisit tyytyväisenä todeta toteuttaneesi sen mitä alunperin suunnittelit.

Ota sitten kalenterisi esille ja tutki, mitä se pitää sisällään tällä hetkellä. Käytännössä kaikki mihin aikaasi aiot panostaa (pois lukien elämän välttämättömät rutiinit ja kotityöt) tulisi jollain tapaa palvella valitsemiasi tavoitteita ja niiden saavuttamista. Jos jokin työ tai meno ei mitenkään liity tavoitteisiisi, harkitse huolella ansaitseeko se panostustasi juuri nyt vai joudutko vielä tarkistamaan, josko tavoitelistaltasi puuttuu jokin tärkeä osa-alue. Siivoa kalenterisi pitäen mielessäsi tavoitteesi, arvosi ja missiosi. Varaa aikaa myös levolle ja virkistykselle.

 

Elä hetkessä

Kun olet tehnyt suunnitelmasi ja päivittänyt kalenterisi, ota tavaksi pitää kalenteri lähelläsi niin, että ainakin arkipäivisin vilkaiset kalenteristasi iltaisin seuraavan päivän ja päivien asiat. Tee vilkaisu sillä ajatuksella, että haet kokonaiskuvan tulevaisuudestasi – ei siis siten että alat stressaamaan tulevia tehtäviä. Tee uusi vilkaisu aamulla aloittaessasi päivääsi. Näin totut käyttämään ja päivittämään kalenteriasi ja siitä tulee helppo rutiini.

UPEINTA mitä suunnittelusta seuraa on mahdollisuus elää hetkessä huolehtimatta ja stressaamatta tulevista tehtävistä ja tapaamisista. Suunnittelu antaa sinulle mahdollisuuden keskittyä aina täysillä siihen, mitä olet tekemässä. Koska seuraavile asioille on oma aikansa ja se on varattu jo kalenterista. Miksi siis hajoittaisit energiaasi ja keskittymiskykyäsi NYT sellaisiin asioihin, joihin et voi VIELÄ vaikuttaa, se mahdollisuus tulee sitten kun sen aika on. Ja SITTEN voit taas keskittyä täysillä siihen asiaan.

Tämä ajatus tulee mindfulnessista eli tietoisen läsnäolon taidosta. Olemme taitavia tekemään montaa asiaa yhtäaikaa automaattiohjauksella ja kuvittelemme olevamme tehokkaita. Mutta totuus on usein toisenlainen. Työn laatu kärsii, tehtävien loppuunsaattaminen vie enemmän aikaa, kärsimme jatkuvasta kiireen ja ylikuormituksen tunteesta, emmekä oikeastaan pääse nauttimaan itse työn tekemisestä.

Tietoisessa läsnäolossa kiinnitämme huomion siihen, mitä juuri tässä hetkessä tapahtuu ja mitä tällä hetkellä aistimme. Annamme ajatuksen levätä ajassa, viemättä sisäistä aikakonettamme menneisyyteen tai tulevaisuuteen. Tietoinen oleminen tässä hetkessä vähentää kiireen ja stressin tunteita. Niinpä, kun olemme tehneet suunnitelmamme päivän tapahtumista, on helpompaa antaa ajatuksen levätä siinä asiassa mitä milloinkin teemme, koska vain siinä hetkessä pystymme vaikuttamaan asiaan.

 

Keskustelu

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.